Informativa privacy di Vincente Booking

Vincente Booking è un software di gestione delle prenotazioni per ristoranti, fornito da:

Denominazione

Carlini Lorenzo, impresa individuale — nome commerciale Ristorante Vincente

Sede

Via Palestro 26, 10078 Venaria Reale (TO), Italia

Partita IVA

12334820011

REA

TO – 1282174

Email

info@ristorantevincente.it

PEC

carlinilorenzo@arubapec.it

Telefono

+39 351 7942751

Nel resto del documento chiamiamo questo soggetto «noi» o «Vincente Booking», il singolo ristorante che usa il software «il ristorante», e chi prenota un tavolo «l'ospite».

È la distinzione più importante di questo documento: rispetto ai dati che passano da Vincente Booking non abbiamo sempre lo stesso ruolo.

Siamo titolari del trattamento

per i dati delle persone che usano il software: il ristoratore che sottoscrive il servizio e i membri del suo personale a cui viene dato un accesso. Quei dati li trattiamo per far funzionare il servizio, fatturarlo e dare assistenza.

Siamo responsabili del trattamento

per i dati degli ospiti che prenotano un tavolo. Quei dati appartengono al rapporto fra l'ospite e il ristorante: è il ristorante il titolare, decide lui perché e per quanto tempo trattarli. Noi li trattiamo soltanto per suo conto e secondo le sue istruzioni, sulla base di un atto di nomina scritto.

3.1 — Ristoratori e personale

• Identificativi e di contatto: nome, cognome, indirizzo email, ruolo assegnato nel locale.
• Dati del locale: denominazione, indirizzo, telefono, email, logo, orari, sale e tavoli, e ogni altra configurazione inserita.
• Accesso e utilizzo: credenziali (la password non è mai leggibile da noi), data dell'ultimo accesso, registro delle azioni amministrative rilevanti.

3.2 — Ospiti che prenotano

• Identificativi e di contatto: nome, cognome, numero di telefono, indirizzo email quando fornito.
• Dati della prenotazione: data, orario, numero di persone, tavolo assegnato, canale di provenienza, stato della prenotazione, note.
• Allergie e intolleranze, quando l'ospite sceglie di indicarle. È un campo libero e facoltativo: se vi inserisci informazioni relative alla tua salute, sono trattate solo per permettere al ristorante di servirti in sicurezza, e non vengono usate per nessun'altra finalità.
• Consensi: quali consensi sono stati prestati, in che momento, e il testo esatto che era in vigore quando sono stati prestati.
• Registro dei messaggi inviati: destinatario, momento, tipo ed esito dell'invio.
• Messaggi WhatsApp ricevuti: quando il ristorante ha attivato il canale, i messaggi che l'ospite invia al numero WhatsApp del ristorante vengono conservati con il loro testo e mostrati soltanto a quel ristorante.

Prenotare un tavolo non richiede il consenso al marketing. Dove il consenso è la base giuridica, è sempre facoltativo e revocabile in qualsiasi momento: rifiutarlo o revocarlo non impedisce di prenotare, e non pregiudica la liceità del trattamento già effettuato.

Nel modulo pubblico di prenotazione del ristorante le caselle sono separate e non prespuntate: una obbligatoria di presa visione dell'informativa privacy, che non è un consenso, una facoltativa per le comunicazioni del ristorante, e — quando il canale è attivo — una facoltativa per WhatsApp.

Quando una prenotazione nasce per altre vie — al telefono, allo sportello, o importata da un archivio precedente — il consenso non viene raccolto in quel momento, e la prenotazione risulta priva di consenso registrato. In quel caso non inviamo né richieste di recensione né comunicazioni promozionali: partono solo i messaggi necessari a gestire la prenotazione.

Di ogni casella spuntata, presa visione o consenso, conserviamo il testo esatto che era in vigore in quel momento, insieme alla data e all'ora. I testi sono conservati in un archivio di versioni: una versione non può essere modificata né cancellata, e ogni revisione crea una versione nuova senza toccare le precedenti. Se in futuro cambiamo le parole del consenso, chi ha acconsentito prima resta legato al testo che aveva effettivamente letto.

Vincente Booking invia agli ospiti messaggi legati alla loro prenotazione, di tre tipi: conferma, promemoria il giorno prima, richiesta di recensione dopo la visita.

• I messaggi partono a nome del ristorante: l'email ha come mittente il nome del locale e come indirizzo di risposta quello del locale.
• Il canale WhatsApp è attivo per i ristoranti che hanno collegato il proprio account WhatsApp Business: i messaggi partono dal numero del ristorante, attraverso la WhatsApp Business Platform di Meta, solo verso gli ospiti che hanno prestato un consenso specifico per quel canale, facoltativo e revocabile.
• È sempre possibile interrompere gli invii: rispondendo STOP a un messaggio WhatsApp, oppure usando il collegamento di disiscrizione in fondo alle email. L'interruzione è immediata e vale per tutti i messaggi successivi.
• I messaggi che gli ospiti inviano al numero WhatsApp del ristorante vengono ricevuti e conservati con il loro testo, e mostrati soltanto a quel ristorante nella pagina Messaggi del gestionale. L'amministrazione della piattaforma non li vede, e il sistema non risponde in automatico.

Non inviamo comunicazioni commerciali di Vincente Booking agli ospiti dei ristoranti. Non cediamo né vendiamo i loro dati a terzi, e non li usiamo per profilazione pubblicitaria.

Per far funzionare il servizio ci avvaliamo di alcuni fornitori, che trattano i dati per nostro conto e su nostre istruzioni, nominati responsabili o sub-responsabili del trattamento.

Oltre a questi, i dati possono essere comunicati a consulenti contabili e legali vincolati al segreto professionale, e alle autorità quando la legge lo impone.

L'infrastruttura che ospita il database di Vincente Booking si trova negli Stati Uniti d'America, regione US East (Ohio). I dati trattati dal software, inclusi quelli degli ospiti, sono quindi conservati fuori dallo Spazio economico europeo.

Il trasferimento avviene sulla base delle garanzie previste dal Capo V del Regolamento (UE) 2016/679, e in particolare delle clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea, integrate ove applicabile dall'adesione del fornitore al Data Privacy Framework UE–Stati Uniti.

Gli altri fornitori indicati nella sezione 7 possono a loro volta trattare dati fuori dall'Unione europea, sulla base delle medesime garanzie.

Le comunicazioni fra il tuo dispositivo e il servizio avvengono sempre su connessione cifrata.

Il periodo di conservazione dei dati degli ospiti è stabilito dal ristorante, che ne è il titolare.

Vincente Booking mette a disposizione del ristorante una funzione di anonimizzazione automatica dei contatti rimasti inattivi per un periodo che il ristorante imposta, con valore predefinito di 24 mesi dall'ultimo contatto. Quando il ristorante attiva quella funzione, trascorso il termine il contatto viene anonimizzato: nome, cognome, telefono ed email vengono rimossi in modo irreversibile, mentre restano i soli dati statistici della prenotazione, che non permettono più di risalire a una persona.

Finché il ristorante non attiva quella funzione, i dati restano nel sistema per la durata del rapporto con il ristorante, e in ogni caso non oltre la durata del contratto di servizio. Indipendentemente da ciò, la cancellazione può essere chiesta in qualsiasi momento con la procedura della sezione 11, e viene eseguita nei termini di legge.

In qualsiasi momento puoi esercitare i diritti riconosciuti dal Regolamento (UE) 2016/679:

• Accesso — sapere quali tuoi dati sono trattati e ottenerne copia.
• Rettifica — correggere dati inesatti o incompleti.
• Cancellazione — ottenere l'eliminazione dei tuoi dati, nei casi previsti dalla legge.
• Limitazione e opposizione al trattamento.
• Portabilità — ricevere i tuoi dati in un formato leggibile da un elaboratore.
• Revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudizio per la liceità del trattamento già effettuato.
• Reclamo al Garante per la protezione dei dati personali — garanteprivacy.it.

Se sei un ospite che ha prenotato un tavolo, la richiesta va rivolta al ristorante, che ne è il titolare. Se la rivolgi a noi, la trasmettiamo a lui senza ritardo e lo assistiamo nel darti risposta.

Per chiedere la cancellazione dei dati personali trattati tramite Vincente Booking, scrivi a info@ristorantevincente.it indicando:

1. che stai chiedendo la cancellazione dei tuoi dati personali;
2. il nome del ristorante presso cui hai prenotato, se lo ricordi;
3. il numero di telefono o l'indirizzo email che hai usato per prenotare, che ci serve per ritrovarti.

Cosa succede dopo:

• Riceverai conferma di ricezione della richiesta.
• Poiché il titolare dei tuoi dati è il ristorante, trasmettiamo a lui la richiesta e lo assistiamo tecnicamente nell'eseguirla.
• La richiesta viene evasa entro un mese dal ricevimento, come previsto dall'art. 12 del Regolamento (UE) 2016/679. Se la richiesta è particolarmente complessa il termine può essere prorogato, e in tal caso te ne diamo comunicazione motivata.
• La cancellazione avviene mediante anonimizzazione irreversibile: nome, cognome, telefono ed email vengono rimossi e non è più possibile risalire a te. Vengono rimossi anche il testo e il numero dei messaggi WhatsApp che hai scambiato con il ristorante. Restano i soli dati statistici della prenotazione, privi di qualsiasi riferimento personale.
• Alcuni dati possono dover essere conservati oltre la richiesta quando una norma lo impone, per esempio i documenti fiscali. In quel caso te lo comunichiamo, indicando quali e perché.

Se hai prestato un consenso ai messaggi e vuoi soltanto smettere di riceverli, non serve una richiesta di cancellazione: rispondi STOP a un messaggio WhatsApp ricevuto, oppure usa il collegamento di disiscrizione in fondo alle email.

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati. In particolare:

• I dati di ogni ristorante sono isolati a livello di database: il sistema impedisce, alla radice e non solo nell'interfaccia, che un ristorante acceda ai dati di un altro.
• I permessi sono verificati dal server: una funzione non consentita viene rifiutata, non soltanto nascosta.
• Le comunicazioni avvengono su connessione cifrata.
• Le password non sono leggibili da noi in nessun momento.
• Le azioni amministrative rilevanti sono registrate in un registro consultabile.
• L'accesso di assistenza è nominale, tracciato e revocabile dal titolare del ristorante.
• Sono attive copie di sicurezza giornaliere del database.

Vincente Booking non è rivolto a minori e non raccoglie intenzionalmente i loro dati. La prenotazione di un tavolo presuppone la capacità di concludere un contratto. Se veniamo a conoscenza di aver trattato dati di un minore in assenza dei presupposti di legge, li rimuoviamo.

Questa informativa può essere aggiornata quando cambia il servizio, cambiano i fornitori o cambia la normativa. La versione in vigore è sempre quella pubblicata a questo indirizzo, con numero di versione e data di ultimo aggiornamento in testa al documento. Le modifiche sostanziali vengono comunicate ai ristoranti.

Email

info@ristorantevincente.it

PEC

carlinilorenzo@arubapec.it

Posta

Carlini Lorenzo — Via Palestro 26, 10078 Venaria Reale (TO)

Vincente Booking is a reservation-management software for restaurants, provided by Carlini Lorenzo, sole proprietorship, Venaria Reale (Turin), Italy — VAT 12334820011.

For guests' data, the restaurant is the data controller and we act as data processor; for the restaurant's own account data, we are the controller.

We process contact details, booking details and recorded consents. WhatsApp messages are sent through Meta's WhatsApp Business Platform, from the restaurant's own number, only to guests who gave a specific, optional consent; they can be stopped at any time by replying STOP.

Messages that guests send to the restaurant's WhatsApp number are stored and shown only to that restaurant; the platform's administration cannot see them, and the software does not reply automatically.

Guest data is kept as long as the restaurant keeps the contact, and is irreversibly anonymized on request or by the restaurant's automatic retention rule. Data is hosted in the United States under the safeguards of Chapter V of the GDPR.

To ask for the deletion of your data, including WhatsApp messages, see the deletion section above or write to info@ristorantevincente.it. The Italian text above is the binding version.